رفتاری که در مدیریت بحران به مدیران کمک می‌کند
پردیس فناوری کیش_طرح مشاوره متخصصین صنعت و مدیریت_گروه مدیریت:
قبل از دنیاگیری کرونا، رهبران و مدیران سازمانها به‌دنبال تقویت خلاقیت، رقابت‌پذیری، مدیریت درآمدها و سهم بیشتر از بازار بودند؛ اما امروز، اغلب آنها درگیر مدیریت هزینه‌ها و حفظ دارایی خود هستند. در شرایط جدید، از یک سو بسیاری از آنها با مشکلات اجرایی مانند کمبود نیرو، برهم‌خوردن زنجیره تأمین کالا و خدمات و کاهش فروش مواجه هستند؛ از سوی دیگر همین رهبران و اعضای گروه‌‌ها باید نگران حفظ سلامتی خود و اطرافیانشان نیز باشند و با چالش‌های دورکاری دست‌وپنجه نرم کنند. مجموعه این چالش‌ها، نگرش و روش تصمیم گیری مدیران و رهبران را به‌شدت تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.
تغییر رویکردها و انتخاب راهبردهای جدید آسان نیست. رهبران سازمانها و مدیران کسب و کارهای کوچک و بزرگ با چالش‌هایی مواجهند که قبلا سابقه نداشته است. بدیهی است که در چنین شرایطی نیاز به آموزش‌های سریع و مؤثر مدیریت بحران و بقای سازمان، ضروری است. در ادامه، چهار رفتار مهم و اثرگذاری را معرفی می‌کنیم که به مدیران، توانایی سازگاری با تغییر و تحول‌های جدید را می‌دهد:
۱. سریع تصمیم بگیرید
تصمیم‌گیری از مهمترین ویژگی‌های رهبران موفق است؛ اما تصمیم‌گیری همواره در شرایط مطلوبی انجام نمی‌شود. در زمان بحران، مانند همه‌گیری کرونا شرایط به‌سرعت تغییر می‌کند. پس لازم است رهبران و مدیران سازمانها سرعت تصمیم‌گیری خود را زیاد کنند. رهبرانی در این دوران موفق‌اند که بتوانند به‌سرعت اطلاعات شرایط پیش‌آمده را پردازش کنند و به‌موقع تصمیمات لازم را بگیرند. گفتن این حرف از انجام آن راحت‌تر است. هرچه سازمان بزرگ‌تر باشد، پیچیدگی سطح تصمیم‌گیری هم بیشتر است؛ درنتیجه گرفتن تصمیمات فوری سخت‌تر می‌شود. در چنین وضعی توصیه‌های زیر شاید راهگشا باشد:
- اولویت‌ها را تعیین کنید: ۳ تا ۵ هدف مهم‌تر سازمان را در شرایط جدید مشخص کنید. در ابتدای بحران، این اهداف می‌توانند شامل حفظ سلامت کارکنان، مدیریت نقدینگی، رسیدگی به امور مهم مشتریان و تداوم فعالیت‌های اجرایی باشد. مشکلات ضروری را شناسایی کنید و مطمئن شوید که گروه مدیریتی به‌دنبال حل سریع آنها است. با پیدایش بیشتر جنبه‌های بحران، آمادگی تغییر و اصلاح اولویت‌ها را داشته باشید.
- گزینه‌های مختلف را سبک‌سنگین کنید: چه تضادی ممکن است بین اولویتهای ازپیش‌تعیین‌شده ایجاد شود؟ تضاد بین اولویتهای مهم و اولویتهای اضطراری؟ یا بین سرپا ماندنِ امروز سازمان و موفقیت در آینده؟ بهترین رهبر کسی است که به‌جای فکرکردن به همۀ احتمالات، اولویتهای خود را طبقه‌بندی می‌کند تا بتواند آنها را سبک‌سنگین کند.
- اتاق بحران تشکیل دهید: به‌عنوان رهبر سازمان، نباید همه تصمیم‌ها را به‌تنهایی بگیرید. برای سازمان مشخص کنید که چه‌کسانی، درباره چه مسائلی و در چه زمانی اختیار تصمیم‌گیری دارند. هرم ارجاع تصمیم‌گیری در سازمان را رو به پایین بنا کنید نه رو به بالا!
- عمل کنید و از اشتباهات بگذرید: یک تصمیم سریع قطعا کامل نیست چون شرایط، امکان بررسی کلی را از شما گرفته است؛ پس باید با اشتباهات احتمالی کنار بیایید. این را هم بدانید که پیامد تصمیم‌نگرفتن بدتر است.
۲. سازگار شوید
رهبران قوی، در شرایط بحرانی، از بی‌اطلاعی و ندانستن ترسی ندارند؛ بلکه همه تلاش خود را می‌کنند تا به حداکثر اطلاعات منابع مختلف دسترسی پیدا کنند. همچنین، آنها از کمک متخصصان برون‌سازمانی برای سازگارشدن با شرایط جدید بهره می‌برند. رفتارهای زیر قدرت سازگاری شما و سازما‌نتان را بیشتر می‌کند:
- موارد ممنوع را مشخص کنید: شاید بی‌رحمانه به نظر برسد؛ اما در بحران باید برخی امور اجرایی کنار گذاشته شوند. تعیین آنها با شماست. قاطعانه تصمیم بگیرید و آنها را بیان کنید.
- رویکردهای دیروز را کنار بگذارید: اینکه پیش از بحران، چه رؤیاها و راهبردهایی برای سازمان داشتید را کنار بگذارید. بسیاری از برنامه‌هایی که دیروز طراحی کرده بودید و جواب می‌داد، امروز دیگر مؤثر نیستند؛ پس باید روش‌های جدیدی برای عملکرد سازمان خود ابداع کنید.
- خطوط ارتباطی را بازسازی و سازگار کنید: نظامی‌ها اصطلاحی به نام «آگاهی محیطی» (Situational Awareness) دارند. این عبارت به‌معنای کسب اطلاع و آگاه‌شدن از شرایط منطقه نبرد است. این اطلاعات با عملیات شناسایی (Reconnaissance) به دست می‌آید. به‌عنوان رهبر سازمان باید به شرایط جدید آگاهی محیطی داشته باشید. منطقه نبرد شما می‌تواند بخش خدمات‌وفروش، وضعیت سهام‌داران، بخش کارکنان و زنجیره تأمین تدارکات باشد. این کار با تعیین سازوکارهای جمع‌آوری اطلاعات یا مشاوره با افرادی است که تأثیر بحران بر هر بخش را به‌خوبی بشناسند. رهبران قوی مناطق نبرد خود را به‌خوبی می‌شناسند و تغییرهای هر بخش را زیر نظر دارند.
۳. سکان هدایت را به دست بگیرید
رهبران مقتدر در شرایط مدیریت بحران پا پیش می‌گذارند و تلاش می‌کنند مسئله را مدیریت کنند. آنها گروه خود را سازگار می‌کنند، معیار‌های جدیدی را وضع و فرهنگ مسئولیت پذیری و پاسخ‌گویی را ارتقا می‌دهند.
برای گم‌نشدن در طوفان بحران، کارهای زیر را انجام دهید:
- مواظب اولویت‌ها باشید: شما باید اولویت‌ها را به‌طور خلاصه و مشخص بنویسید و مطمئن شوید که آنها با هم در تضاد نباشند. ساختاری طراحی کنید تا بر روند اجراشدن اولویت‌ها نظارت کند و به‌طور روزانه یا هفتگی، عملکردهای مغایر با آنها را شناسایی کرده و به هر بخش گوشزد کند. فهرستی برای خود تهیه و آن را هر روز بررسی و به‌روزرسانی کنید.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را تعیین کنید: ۳ تا ۵ تا از مهمترین شاخص‌های کلیدی عملکرد هفتگی را تعیین کنید و از مدیران هر بخش بخواهید تا به‌طور مداوم گزارش آنها را ارسال کنند.
- مراقب وضعیت جسمی و روحی خود باشید: به‌عنوان رهبر سازمان مسئولیت سنگین‌تری به عهده دارید. پس باید انرژی خود را برای گذر از شرایط سخت حفظ کنید. روش‌های منظمی برای سرحال نگه‌داشتن خودتان داشته باشید، مانند تغذیه مناسب، خواب کافی، ورزش و یا هر چیزی که به شما انرژی بدهد و حالتان را خوب نگه دارد. توان خود را برای مقابله با شرایط سخت بیشتر کنید.
۴. تأثیرگذار باشید
در دوران بحران، هیچ کاری مهم‌تر از مراقبت از گروه خود نیست. رهبران تأثیرگذار، در این دوران، حواس‌شان به شرایط و حواس پرتی های اعضای گروه هست. بااین‌حال تلاش می‌کنند که راه‌های جدیدی برای انگیزه دادن و اثربخشی گروه پیدا کنند. همچنین اهداف جدید را برای اعضا به‌طور مشخص و واضح بیان می‌کنند. اهمیت این موضوع این است که بحران‌های خارج از سازمان مانند دنیاگیری کرونا گرچه یک بحران سلامتی محسوب می‌شوند، منجر به بروز بحران مالی هم شده‌اند. فهماندن اهداف و اولویتهای جدید به اعضا منجر به هماهنگی بهتر برای عبور از این شرایط پراسترس می‌شود.
شما و گروه مدیران سازمان با انجام رفتارهای زیر، به اعضا کمک می‌کنید:
- با اعضای گروه در تماس باشید: با کمک فناوری‌های ارتباطی، به‌طور مستمر (روزانه یا هفتگی)، ابتدا احوال کارکنان خود را جویا شوید؛ سپس به‌سراغ گزارش‌های کاری بروید. حتما زمانی را برای این کار اختصاص دهید.
- هنگامی که ارتباط رهبران با سایر اعضای سازمان قطع می‌شود (مثلا در دوران دورکاری)، سطح ارتباط کاهش می‌یابد و احتمال تصمیم‌گیری بدون درنظرگرفتن وضعیت گروه بیشتر می‌شود. مواظب باشید که دچار چنین خطایی نشوید.
- تقسیم مسئولیت کنید: برخی مسئولیت‌ها را به سایر اعضای گروه واگذار کنید. افراد تأثیرگذار و توانمندی را که می‌توانند در رهبری به شما کمک کنند، شناسایی کنید و از ظرفیت آنها برای هدایت گروه استفاده کنید.
- توجه خود را بین گروه مشتریان و کارکنان تقسیم کنید: برای رسیدگی به درخواست مشتریان در دوران بحران، ابتدا اطلاعات لازم درباره مشتریان را کسب کنید. اقدام بدون اطلاع ممکن است به مشتریان شما آسیب بزند. سپس مشوق‌هایی مانند طولانی‌ترکردن بازپرداخت‌ها و معافیت‌های خاص را برای کمک به آنها تهیه و تنظیم کنید. برای کمک به کارمندان هم بر همدلی و همراهی با وضعیت روحی و جسمی آنها تمرکز کنید. همچنین مراقب کارمندانی باشید که مجبورند در سرکار حاضر شوند و امکانات اولیه بهداشتی را برای آنها فراهم کنید. به یاد داشته باشید که همین کارهای کوچک، تأثیر بسزایی بر عملکرد اعضای سازمان می‌گذارد.
- بر موفقیت‌ها، پیشرفت های کوچک و غلبه موفقیت‌‌آمیز بر سختی‌ها تأکید کنید و آنها را بزرگ جلوه دهید.بسیاری از کسب‌وکارها اهداف شرافتمندانه‌ای دارند. بر نقاط مثبت تمرکز کنید و کوچک‌ترین فداکاری‌ها را بدون تشویق نگذارید. حتی حفظ عملکرد عادی سازمان در دوران بحران، خود یک موفقیت است.
کلام آخر
شایستگی بسیاری از مدیران و اعضای گروه، در دوران مدیریت بحران مشخص می‌شود. بعد از فروکش‌کردن آن، به گذشته نگاهی بیندازید و ببینید چه‌کسانی از پس سختی‌ها برآمدند و چه افرادی آن‌طور که باید، موفق نبودند. دوران مدیریت بحران را ارزیابی کنید و قاطعانه تصمیم بگیرید که باید چه تغییرهایی در سازمان خود به وجود بیاورید تا با شرایط جدید سازگار شوید.
منبع : hbrs