روش های گزارش نویسی

توضیحاتی جامع و کاربردی در مورد روش های گزارش نویسی

آشنایی اولیه با روش های گزارش نویسی

مقدمه

مدیر یا سرپرست یک سازمان باید با نگرش همه جانبه ای به مسائل توجه داشته باشد. تا بتواند وظایف اصلی خویش را به انجام رساند. گزارش ها در سازمان ها پایه های اصلی برای اتخاذ تصمیمات گوناگون در زمینه های اداری و مالی هستند. اگر گزارش های تهیه شده بر اساس تجزیه و تحلیل منطقی باشند مانند چراغی فراراه سازمان در جهت رشد و تکامل کمی و کیفی خواهند بود.

تعریف گزارش

گزارش را می توان بیان و اظهار نظر و انتقال اطلاعات از فردی که آن اطلاعات را می داند به فردی دیگر تعریف نمود.

اصول گزارش نویسی

1- موضوع گزارش باید به چه نحوی تعیین گردد؟

الف- حالت دستوری گزارش این است که رئیس یا مقام مسئول براساس نیازی که دارد کارشناس یا کارمند را مکلف می سازد گزارش را پیرامون مسئله مشخصی تهیه کند و ارائه دهد.

ب- حالت وظیفه ای گزارش این است که کارشناس یا کارمند بدون دستور مقام مسئول, براساس وظایف محوله و عرف اداری به تهیه گزارش های روزانه، هفتگی و ماهانه یا سالانه در مورد مسائل جاری سازمان اقدام کند.

 ۲- در گزارش کدام هدف دنبال می شود؟

تهیه گزارش به منظور تحقق اهداف خاصی صورت می گیرد. گزارش دهنده باید بداند ارائه گزارش به منظور تحقق کدام یک از اهداف صورت می گیرد.

برخی از این اهداف به شرح زیر می باشد:

1- مدیریت از نحوه ی اجرای دستور ها به وسیله واحد های تحت نظارت اطلاع حاصل می کند و مطمئن می شود که دستورها به صورت کامل و بدون نقص انجام پذیرفته است.

۲- مدیریت به کم و کیف و چگونگی پیشرفت امور و فعالیت های سازمان آگاهی می یابد.

۳- چه نوع گزارش هایی باید تهیه شود؟

الف – گزارش ساده اطلاعاتی: این گزارش مختصر و جنبه ی اطلاعاتی دارد و باید به صورت یک نامه ی انشایی تهیه گردد.

ب – گزارش نیمه مبسوط: این گزارش نیاز به تحقیق دارد. به این اعتبار که مجموعه ی اطلاعات ذهنی فرد جوابگو نمی باشد و لازم است از منابع دیگر اطلاعاتی به دست آورد تا به موضوع گزارش اهمیت داده می شود.

ج – گزارش تحلیلی: در این گزارش، گزارشگر باید تجربه و اطلاعات قبلی را همراه با تحقیق از منابع مختلف تلفیق نماید به ترتیبی که اطلاعات به دست آمده باید با یک دید تحلیلی تجزیه و تحلیل گردد.

۴- گزارش گیرنده کدام فرد و سازمان می باشد؟

گزارش گیرنده ممکن است یکی از افراد زیر باشد:

1- فرد ۲- مدیریت سازمان ٣- سازمان های دیگر

آدرس : تهران – بلوار کشاورز- خیابان 16 آذر جنب انتشارات دانشگاه تهران – پلاک 45 – طبقه 4 – واحد9

همه روزه از ساعت 9 تا 16.00 واتساپ و تلگرام : 09059626900 ایمیل : info@rahyaranlms.ir

تلفن : 66176196 (021)

ساعات اداری : شنبه – پنجشنبه : 09:00 – 16:00

وب سایت: www.kishtech.ir www.kishindustry.ir www.rahyaranlms.ir www.kishindustry.com www.portal.kishtech.ir