آشنایی با حقوق ثبت اسناد و املاک
پردیس فناوری کیش_ طرح مشاوره تخصصی صنعت و مدیریت_ گروه حقوق
یکی از این مسائل تضمین معاملات اموال غیر منقول و تثبیت مالکیت بر آنها و جلوگیری از معاملات معارض بر روی آن هاست.
امروزه با الکترونیکی شدن نظام ثبتی به یکی از نیازهای مبرم کشور پاسخ داده شده و آثار بهره گیری از تکنولوژی روز در دفاتر اسناد رسمی به وضوح نمایان شده است به طوری که با استفاده از فضای فناوری اطلاعات، بهره وری بهینه از تمامی اطلاعات به دست آمده، با رعایت اصل سرعت و دقت، تشکیلات دفاتر اسناد رسمی را از حالت سنتی خارج کرده و زمینه برای ارتقا و بهره وری مطلوب فراهم شده است.
ابعاد حقوق ثبت
حقوق ثبت یکی از شاخه های مهم حقوق به حساب می آید و هدف از آن دادن ضمانت اجراء به کلیه معاملاتی است که بر روی املاک و مستغلات صورت می پذیرد. بنابراین اگر مالکی مال غیر منقول خود را به ثبت نرساند، هیچ دفتر اسناد رسمی نمی تواند وی را مالک بشناسد.
در این ارتباط ماده 22 قانون ثبت مقرر می دارد:” همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثی به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت”.
بنابراین از این ماده به خوبی می توان استنباط نمود:
1) ثبت ملک، اثبات کننده مالکیت کسی است که ملک به نام او ثبت شده و یا به او به ارث رسیده یا به طور رسمی به او منتقل گردیده و این انتقال هم در دفتر املاک ثبت شده است و ادارات و مراجع قضایی او را مالک می شناسد.
2) پس از صدور سند مالکیت و ثبت ملک در دفتر املاک، دیگر تصرف غیر صاحب سند مالکیت در آن ملک دلیل مالکیت محسوب نمی شود و کسی نمی تواند به تصرف مالکانه خود به ضرر صاحب سند مالکیت استناد نماید.
3) ثبت ملک به نام هر کس، سلب مالکیت از غیر می کند و دیگر از هیچ کس در خصوص آن ملک ادعایی پذیرفته نمی شود.
به علاوه آنچه که مسلم است با توجه به مفاد مواد46، 47 و 48 قانون مذکور، اسناد مربوط به عقود و معاملات راجع به املاک و حقوق مربوط به املاک الزاما باید در ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی به ثبت برسند و در غیر این صورت در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهند شد.
رویه جاری نیز اختصاص دادن پلاک ثبتی به چنین اسنادی می باشد، بدین گونه که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هنگام تفکیک زمین های بزرگ آن ها را شماره گذاری می کند. این قطعات به نام”پلاک ثبتی” شناخته می شوند. در اسناد رسمی به این قطعات بزرگ اصطلاحا پلاک اصلی گفته می شود.
زمانی که این قطعات بزرگ باز هم تفکیک شوند، به قطعات کوچک تر پلاک فرعی گفته می شود. پلاک اصلی و فرعی معمولا به یک ممیز از یکدیگر جدا می شوند. به عنوان مثال 5/712 ، به صورت پنج فرعی از هفتصد و دوازده اصلی خوانده می شود. این مرحله در قالب اجرای طرح کاداستر(نقشه ثبتی بر اساس نقشه هوایی)، بصورت صدور سند تک برگی رایانه ای همراه با بارکد غیر قابل جعل در آمده و می رود که سندهای منگوله دار دفترچه ای را منسوخ نماید.
لازم به ذکر است به هرملکی که تفکیک و یا افراز شود پلاک فرعی داده می شود. مانند تفکیک آپارتمان ها که دارای یک پلاک اصلی و چندین پلاک فرعی می باشند.
البته فرق بین افراز و تفکیک در نوشتار مستقلی بیان شده، لیکن معمولا مالکان در افراز از یک نفر بیشتر است ولی در تفکیک ممکن است مالک یک نفر باشد و یا ممکن است چندین نفر باشد. در تفکیک باید کل مالکان با تفکیک موافق باشند و دسترس باشند ولی در افراز نیاز به اجازه کل آن ها نیست.
اهمیت سند رسمی نسبت به سند عادی
همان طوری که در گفتارهای پیشین اشاره شد یکی از مهم ترین ایراداتی که بر اسناد عادی ممکن است وارد شود آن است که بر خلاف اسناد رسمی که مطابق قانون تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن ها معتبر می باشد، اسناد عادی قابل انکار و تردید و … هستند. به طور مثال چنانچه یک سند عادی به مرجع قضایی ارائه شود و طرف دعوی بگوید امضای ذیل سند متعلق به من نیست بار اثبات اصالت سند عادی از طریق کارشناسی خط بر عهده ی دارنده آن می باشد، اما در اسناد رسمی صرفا می توان در مورد اصالت آن ها ادعای جعلی بودن نمود و یا آنکه در مورد عدم اعتبار قانونی آن ها تنها از طریق اقامه دعوی حقوقی در محکمه قضایی و با ابراز ادله قانونی کافی می توان اثبات نمود که به جهتی از جهات قانونی سند مزبور از درجه اعتبار ساقط شده است تا محکمه حکم به ابطال سند صادر نماید.
نکته دیگر این که در مورد سند رسمی ادعای جعل چون یک ادعا و دعوی محسوب می شود، از این رو مدعی جعل باید ادله اثبات جعلی بودن را به دادگاه ارائه نماید. در حالی که در مورد سند عادی انکار و تردید چون دفاع محسوب می شود، مطابق قاعده شرعی، شخص منکر و یا مردد وظیفه ای در خصوص اثبات انکار و تردید خویش ندارد، بلکه این وظیفه بر دوش شخصی است که قصد استفاده از سند مزبور را داشته و یا از موضوع سند منتفع می شود.
بنابراین مدعی اصالت سند باید دلایل مربوط به اصالت سند مزبور را به دادگاه ارائه کند، در غیر این صورت دادگاه مکلف است تا سند مزبور را از شمار دلایل خارج سازد. مضافا بر این که از مزایای و دیگر اسناد رسمی علاوه بر مراجع دادگستری امکان بهره گیری از واحد اجراییات ثبت نیز، جهت الزام به انجام تعهدات قراردادی وجود دارد.
در نهایت اینکه، امکان وقوع معاملات معارض در معاملات با سند رسمی به مراتب کمتر است. همچنین در بعضی موارد مانند نقل و انتقال حق کسب و پیشه از مستاجر جدید، فقط با سند رسمی معتبر ممکن خواهد بود.
در شرایط حاضر و با الکترونیکی شدن سیستم ثبت ضمن اینکه به سهولت می توان از انجام معاملات قبلی مطلع گردید، پاسخ استعلامات ثبتی نیز سرعت بیشتری یافته و عاملی در جهت جلوگیری از معاملات بر روی اموال دیگران به حساب می آید.
چنانکه می دانیم ثبت املاک در دفتر ثبت املاک ادارات ثبت اسناد وابسته به قوه قضاییه به عمل می آید و مشخصات طرفین معاملات در ستون معامل و متعامل درج می گردد. لیکن ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی انجام می شود و سردفتر آن به عنوان مسئول دولتی تلقی نمی شود.
کلیه اسناد و از جمله اقرارنامه هایی که در دفاتر مذکور تنظیم می شوند، نزد محاکم دادگستری از اعتبار برخوردار بوده و ارائه آنها، جزو دلایل محکم و قوی محسوب می شوند.
جهت انجام این مراتب در دفترخانه ها یک سری دفاتر قانونی وجود دارد که دارای اهمیت بسیاری است. زیرا اصول اسناد رسمی در آنها به ثبت می رسد.
این دفاتر عبارتند از: 1- املاک2- دفاتر املاک توقیف شده3- موقوفات4-دفاتر اسناد رسمی5- دفاتر گواهی امضاء6- دفاتر ثبت شرکت ها7- دفاتر توزیع اظهارنامه8- دفتر املاک مجهول المالک.
اسناد عادی لازم الاجرا
هنگامی که معامله ای با شرایطی که اشاره شد ثبت گردید، این اسناد جنبه لازم الاجرا و به جانشین و قائم مقام وی نیز قابلیت تسری دارند. مضافا اینکه اجرای آنها بدون مراجعه به محاکم امکان پذیر است و اگر نسبت به این آنها مراجع قضایی بی اعتنایی کنند، مطابق قانون ثبت قابل تعقیب انتظامی قرار می گیرند.
هم چنین برخی از اسناد عادی به موجب قوانین خاص و بنا به مصالحی قابلیت اجرایی دارند و در حکم اسناد لازم الاجرا می باشند. این گونه اسناد چند دسته می باشند:
الف) قراردادهایی که موضوع عقود اسلامی می باشند که بانک ها در چارچوب آنها تسهیلاتی به مشتریان خود اعطاء می کنند. این عقود چنانچه در چارچوب نظام بانکی جاری تنظیم شده باشند، دارای وصف لازم الاجرا خواهند بود.
در این راستا از جمله امتیازاتی که می توان برای بانک ها قائل شد اینکه مطابق ماده 110 قانون آیین دادرسی مدنی، در دعاوی که مستند آنها چک یا سفته یا برات باشد و همچنین در مورد دعاوی مستند به اسناد رسمی… خوانده نمی تواند برای تامین خسارات احتمالی خود تقاضای تامین کند. این بدان معنا است که تامین خواسته درباره این دسته از اسناد، بدون گرفتن تامین از بانک ها صادر می گردد. بنابراین هنگام طرح دعوی از معافیت پرداخت خسارت احتمالی بابت تامین خواسته نیز برخوردار می باشند.
ب) گرچه چک از اسناد عادی می باشد لیکن به موجب اصلاحیه سال 1372 مقرر گردیده:” چک های صادره عهده بانک هایی که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده یا می شوند همچنین شعب آن ها در خارج از کشور، در حکم سند لازم الاجراء است و دارنده چک در صورت مراجعه به بانک و عدم دریافت تمام یا قسمتی از وجه آن، به علت نبودن محل و یا به هر علت دیگری که منتهی به برگشت چک و عدم پرداخت گردد، می تواند طبق قوانین و آیین نامه های مربوط به اجرای اسناد رسمی، وجه چک یا باقیمانده آن را از صادر کننده وصول نماید. برای صدور اجرائیه دارنده چک باید عین چک و گواهینامه مذکور در ماده 4 و یا گواهی نامه مندرج در ماده 5 را به اجرای ثبت اسناد محل تسلیم نماید. اجراء ثبت در صورتی دستور اجرا صادر می کند که مطابقت امضای چک با نمونه امضای صادر کننده در بانک از طرف بانک گواهی شده باشد.
ج) اسناد دیگری به موجب قوانین خاص در حکم اسناد لازم الاجرا می باشند و به دو دسته قابل تقسیم هستند: اول) اسنادی که از طریق اجرای ثبت محل مانند سایر اسناد لازم الاجرا به مرحله اجرا در می آیند، از قبیل برگه وثیقه انبارهای عمومی، هزینه های مشترک آپارتمان و عوارض شهرداری. دوم) اسنادی مانند مطالبات سازمان تامین اجتماعی و مطالبات مالیاتی وزارت داراریی، که به موجب قانون خاص از طریق مراجع مذکور، به مرحله اجرا در می آیند.
تقسیم بندی ادارات سازمان ثبت اسناد و املاک
1) امور املاک: ثبت ملک در دفتر املاک اداره ثبت اسناد و املاک صورت می پذیرد و آثاری دارد که در قانون ثبت و سایر قوانین ذکر شده است. دفتر املاک که یکی از دفاتر قانونی است به دلیل اهمیتی که دارد و زمانی که ملکی تقاضای ثبت شد نهایتا مراحل قانونی باید در دفتر املاک به ثبت برسد و رونوشت این دفتر املاک سند مالکیتی است که در دست مالک است و آنان چنان نقشی دارد که حتی از حکم دادگاه هم بالاتر است.
2) امور اسناد: اداره امور اسناد با وظایف زیر مواجه است:
الف- رسیدگی به استعلامات و پاسخ به سوالات در مورد ثبت کلیه عقود و معاملات و قراردادها و سایر روابط مالی افراد با یکدیگر در دفاتر اسناد رسمی و همچنین پاسخ استعلامات ادارات کل ثبت استانها در مواردی که به یکی از جهات قانونی اشکال در اجرای اسناد حاصل شده باشد.
ب) رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به دیگر عملیات های نظارت در مورد پرونده های اجرایی و ثبتی.
ج) صدور دستور اجراء آرا و همچنین نظریات مشورتی شورای عالی ثبت در مورد اسناد به واحدهای ذیربط.
د) مکاتبات با دادگاه های انقلاب در مورد اشکالات و ابهامات موجود در احکام آنها در رابطه با رفع تشابه اسمی افراد و رفع ممنوعیت آنها و صدور بخش نامه راجع به مصادره اموال و ممنوعیت معامله محکومین دادگاه های انقلاب و سایر مراجع ذیصلاح قضایی.
ه) صدور بخش نامه راجع به محجورین و ورشکستگان بر اساس احکام مراجع قضایی.
3) اداره ثبت شرکت ها و علائم تجارتی و اختراعات: اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی، از جنبه ثبت شرکت ها نقش مهمی در هویت بخشی به نهادهای اقتصادی و ایجاد امنیت اقتصادی و جذب پایدار ساختن سرمایه های سرگردان و از جنبه مالکیت صنعتی نیز به لحاظ تاثیر شگرف مقولات مالکیت فکری همچون اقتصادی کردن اختراعات، طرح های صنعتی و علائم تجاری و حمایت حقوقی از تجار و بازرگانی و … برعهده دارد. این بخش دارای دو اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری و اداره مالکیت صنعتی است و به طور خلاصه وظایف آن عبارتند از:
الف) ثبت شرکت های تجارتی و موسسات غیرتجارتی ایرانی حوزه تهران و تغییرات بعدی آن.
ب) ثبت دفتر تجارتی و غیرتجارتی حوزه تهران.
ج) پلمپ دفاتر تجارتی و غیرتجارتی حوزه تهران.
د) ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های خارجی در ایران و تغییرات بعدی آن
ه) ثبت موسسات خارجی در ایران.
و) تعیین نام شرکت های خارجی و موسسات غیرتجارتی در شرف ثبت سراسر کشور.
ز) قبول یا رد اظهارنامه های تسلیمی علائم تجاری و اختراعات.
ح) ثبت کلیه تغییرات و تجدید ثبت در علائم تجاری.
3) اجرای اسناد رسمی: مفاد اسناد رسمی را می توان بدون مراجعه به دادگاه و از طریق اداره های ثبت به اجرا در آورد. چنانچه اشاره شد این امتیاز بزرگ به صورت استثنایی به برخی از اسناد عادی مثل چک هم داده شده است . به همین دلیل یکی از راههای وصول چک، مراجعه به اداره های ثبت است. از جمله اختیارات دایره اجرای ثبت، تهیه اگهی و انجام تشریفات مزایده و حراج اموال منقول و غیرمنقول ، صدور بازداشتنامه شخص ثالث اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی، صدور دستور ممنوعیت خروج بدهکاران از کشور به اداره گذرنامه و پاسخگویی به مکاتبات کلیه وزارتخانه ها و سازمان های دولتی و نیز دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق در مورد فک اسناد تنظیمی که منجر به صدور اجراییه گردیده ؛ می باشد.
شرایط صدور اسناد رسمی
براساس ماده 1208 قانون مدنی اسناد در سه گروه تصمیم می شوند:
1) اسنادی که در دفاتر اسناد تنظیم می شوند مثل سند مالکیت.
2) اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ازدواج و طلاق تنظیم می شوند مانند سند نکاح و طلاق
3) اسنادی که در سایر ادارات تنظیم می شوند مثلا مانند گذرنامه که توسط نیروی انتظامی صادر می شود.
بنابر این از نظر قانونی سند رسمی، سندی است که در اداره ثبت اسناد و املاک ، دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی دولت در حدود صلاحیت آنها و برطبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، و سایر اسناد عادی محسوب می شود.
منظور از طلاحیت یعنی سند در چارچوب اختیاراتی که از طرف قانون به مامور محول می شود، صادر شده باشد. به طور مثال سردفتر اسناد رسمی صلاحیت صدور گذرنامه یا گواهینامه رانندگی ندارد و بالعکس مامور اداره گذرنامه یا اداره راهنمایی و رانندگی حق تنظیم اسناد رسمی یا تنظیم شناسنامه، گرچه مامور رسمی دولت تلقی شوند.
به علاوه از لحاظ قلمرو و اختیارات، سر دفتران ازدواج و طلاق گرچه مامور ثبت اسناد به حساب می آیند، اما فقط حق صدور دفترچه سند نکاحیه را دارند. در غیر این صورت چنانچه سردفتری اقدام به این کار نماید از این سمت خود منفصل و حق انجام معامله و نکاح و ثبت آن ها را ندارد.
از طرفی دیگر مطابق قانون ثبت، برخی محدودیت هایی از جهت وضعیت حقوقی در ثبت معاملات افرادی که تحت ولایت یا قیمومت آنها هستند، وجود دارد . هم چنین سردفتران رسمی ازدواج و طلاق حق ندارند، معاملات مربوط به اقوام سببی و نسبی خود را تا درجه چهار از طبقه 3 ثبت کنند.
وظایف و اختیارات هیئت نظارت و شورای عالی ثبت
برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک، در مرکز هر استان هیئت نظارت ، مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او و دو نفراز قضات دادگاه استان به انتخاب رئیس قوه قضاییه تشکیل می شود. برای این هیئت، یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف رئیس قوه قضاییه، تعیین خواهد شد. در حال حکاضر با توجه به اینکه عالی ترین دادگاه استان دادگاه تجدیدنظر استان می باشد، قضات منتخب از این مرجع قضایی برگزیده می شوند .
آرائ هیئت نظارت، بر اثر شکایت ذینفع، قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت خواه دبود. لیکن مدیر کل ثبت به منظور ایجاد وحدت رویه، در مواردی که آراء هیئت های نظارت متناقض یا خلاف قانون صادر شده باشد، موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر، به شورای عالی ثبت ارجاع می نماید و در صورتی که رای هیئت نظارت به موقع اجرا گذارده نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت، به موقع اجرا گذارده می شود.
شورای عالی ثبت که مرجع تجدیدنظر نسبت به آراء هیئت نظارت شورای عالی ثبت می باشد دارای دو شعبه به شرح زیر است:
1- شعبه مربوط به املاک
2- شعبه مربوط به اسناد. هر یک از شعب مذکور از سه نفر که دو نفر از قضات دیوان عالی کشور به انتخاب ریاست قوه قضاییه و مسئول
قسمت املاک در شعبه املاک و مسئول قسمت اسند در شعبه اسناد هستند تشکیل می گردد.
شورای عالی ثبت دومین هیئتی است که با هدف رسیدگی به تجدیدنظر از آراء نظر از آراء هیئت های نظارت و نیز ایجاد وحدت رویه در ثبت تشکیل و محل آن فقط در تهران است.
لیکن آراء تمام هیئت های نظ ارت در سراسر کشور برای تجدیدنظر به همین شورا فرستاده می شود. در صورتی که ذی نفع به رای صادره از سوی شورای عالی ثبت اعتراض داشته باشدف می تواند به دیوان عدالت اداری شکایت کند.
هنگامی که نسبت به ملکی سند مالکیت معارض صادر شود (یعنی ملکی که دارای چند سند است)، به محض اطلاع اداره ثبت اسناد و املاک به کلیه دفاتر اسناد رسمی بخش نامه می شود که نسبت به این ملک سند معارض صادر شده تا از انجام هرگونه معامله خودداری شود.
چنانچه در نوشتار مربوط به اعتبار مبایعه نامه به تفصیل گفته شد، اگر فروشنده ای قبل از انجام معامله با سند عادی با خریدار، ملکی را با سند رسمی به آقای دیگری فروخته باشد که در این حالت چون تاریخ سند رسمی مقدم بر تاریخ سند عادی است دیگر نمی توان معامله را باطل کرد و خریدار آپارتمان با سند عادی (مبایعه نامه) می تواند به عنوان فروش مال غیر از فروشنده شکایت کند و دادگاه در صورت احراز وقوع جرم و سوء نیت علاوه بر صدور حکم به محکومیت وی به حداقل یک سال حبس و جزای نقدی معادل ثمن معامله، او را نیز محکوم به بازپرداخت ثمن معامله به خریدار می کند و در این حالت لازم نیست برای بازپس گیری ثمن معامله دادخواست حقوقی تقدیم شود و یا هزینه دادرسی مطابق آنچه که برای طرح دعاوی مالی در دادگستری مرسوم است، پرداخته گردد. بنابراین اگر معامله غیرمنقولی با سند عادی صورت گیرد چون هم وزن با سند رسمی نیست قابل تعارض به حساب نمی آید. زیرا معامله اول با سند عادل و معامله دوم با سند رسمی صورت پذیرفته و در وواقع یکی از مصادیق جزایی است.
نکته آخر اینکه، اگر در تفکیک آپارتمان و یا ملک اشتباهی پیش بیاید اگر این اشتباه منجر به صدور نسد رسمی یا سند مالکیت شود، رفع اشتباه با هیئت نظارت است ولی اگر منجر به این دو مورد نشود رفع اشتباه با خود اداره ثبت اسناد و املاک است؛ چون هنوز سندی ثبت نشده است.